Как подготовиться к планерке по видеосвязи

spectrumsats.net > Блог > Удаленная работа и домашний офис > Как подготовиться к планерке по видеосвязи
Как подготовиться к планерке по видеосвязи

Как подготовиться к планерке по видеосвязи

Удаленная работа практически ничем не отличается от обычной деятельности в офисе. Сотрудники выполняют те же процессы, получают ту же зарплату. Единственное различие заключается в местоположении работников и в организации рабочего процесса. Чтобы распределить обязанности и составить план на день, неделю или месяц, необходимо проводить планерку. Как осуществляется данный процесс на удаленке? В статье – ответ на этот вопрос. Даны полезные советы по подготовке.

Общая информация

Планерка – непродолжительное по времени собрание сотрудников. Длится она в среднем от 15 до 30 минут. К основным вопросам, которые обсуждаются на мероприятии, относятся:

  • разбор рабочего процесса;
  • изучение повестки – текущих дел и проблем, предложение оптимальных вариантов действий;
  • распределение обязанностей;
  • назначение ответственных;
  • премирование сотрудников, которые отличились в процессе трудовой деятельности.

Перечень вопросов и общий регламент мероприятия зависит от вида планерки. Классифицируется она по временным критериям. Бывает ежедневное, еженедельное, ежемесячное и внеплановое собрания работников компании.

Вне зависимости от вида мероприятия, очень важно грамотно к нему подготовиться, особенно, если это планерка для работающих удаленно сотрудников. В противном случае она займет намного больше времени, могут быть пропущены важные вопросы.

Порядок подготовки в онлайн-планерке

В первую очередь, потребуется проверить наличие и работоспособность необходимого оборудования у каждого сотрудника. Запускаются приложения Skype или Zoom.

Далее решаются такие вопросы.

Определяется цель

Тема планерки может быть разной:

  • эффективность работы отдела, подразделения или конкретного работника;
  • проверка промежуточных результатов;
  • решение вопросов, связанных с каждым клиентом;
  • обмен опытом.

Установленная цель фиксируется документально и отправляется каждому сотруднику по электронной почте, чтобы они успели вовремя подготовиться.

Задание работникам

Если планерка требует детального рассмотрения вопроса, стоит выделить сотрудникам больше времени на сбор необходимой информации и подготовку действенных решений.

Выбор ответственных и модераторов

Ответственные или спикеры должны задать тему мероприятия. Модератор фиксирует договоренности, принятые решения и выводы.

Разработка формата участия

На этапе решаются такие вопросы:

  • регулярность, общее время и длительность планерки;
  • количество участников;
  • приложение или программа для общения.

За несколько минут до начала сотрудники должны авторизоваться в приложении, проверить работу гарнитуры и качество интернета. В назначенное время выйти на связь.

Полезные советы

В проводимых по видеосвязи планерках есть своя специфика и определенные заслуживающие внимания особенности. Чтобы виртуальная планерка была проведена максимально продуктивно, нужно следовать таким рекомендациям:

  1. В процессе проведения мероприятия не должно возникать технических сбоев – важны стабильный интернет, высокая скорость соединения и исправность оборудования.
  2. Если возникают технические неполадки, лучше перенести планерку и собраться после устранения ошибок.
  3. В процессе проведения виртуального собрания стоит использовать графические презентации. Визуально представленная информация воспринимается намного лучше.
  4. Важно постоянно проверять наличие и качество обратной связи с сотрудниками. Задаются вопросы, проводится голосование. Односторонний монолог очень быстро утомляет.
  5. На каждый отдельный вопрос следует отводить определенное время.

Благодаря перечисленным советам и основательной подготовке, собрание будет проведено максимально эффективно.

Пренебрежение правилами приведет к негативным последствиям. При отсутствии четкой системы и порядка, сотрудники могут проявить непунктуальность. У них не сформируется ощущение важности мероприятия. Грамотно составленный план поможет исключить беспорядок, наладить качественную обратную связь и исключить трату времени на разговоры, не имеющие прямого отношения к поставленным на повестку рабочим вопросам.

Подводя итоги

Планерка – важное мероприятие для каждой компании. Эффективность напрямую зависит от правильности подготовки и проведения. Скучные монотонные собрания демотивируют – это негативно сказывается на продуктивности работы всего коллектива. Грамотно организованные планерки способствуют сплочению сотрудников, установлению дисциплины. Таким образом, поставленные цели и задачи будут достигаться намного быстрее.

spectrumsats

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Блог