Чек-лист подготовки к планёрке по видеосвязи

spectrumsats.net > Блог > Удаленная работа и домашний офис > Чек-лист подготовки к планёрке по видеосвязи
Как подготовиться к планерке на удаленке

Чек-лист подготовке к планёрке по видеосвязи

Интерес к видеосвязи существенно вырос в 2020 году, поскольку многие вынуждены сидеть дома из-за карантинных мер. Перевод сотрудников на удаленку внес изменения и в организацию рабочего процесса множества компаний. В частности, планерки стали проводить по видеосвязи в формате конференции. Дистанционные встречи безопасны для здоровья, экономят деньги и время, дают возможность быстро в режиме реального времени обсуждать рабочие вопросы.

Чтобы каждая планерка проходила гладко, необходимо заранее подготовиться. Следует позаботиться о техническом аспекте и личном настрое. Предлагаем шесть советов, которые избавят от неловких ситуаций и помогут получить от видеоконференции максимум пользы.

Совет 1: Уделите внимание выбору камеры и гарнитуры

Использование стандартной гарнитуры с разъемом 3,5 мм или беспроводных наушников для видеосвязи – плохая идея. Такие устройства больше ориентированы на воспроизведение звука, используются в бытовых целях. В них элемент, отвечающий за захват звука, сделан больше “для галочки”. В результате возникают проблемы:

  • вашим собеседникам нужно прилагать больше усилий и вслушиваться в ваши слова;
  • вам придется повторять неразборчивые реплики много раз;
  • шум на фоне сильно ухудшает качество беседы.

Выход – купить качественную USB-гарнитуру. Она стоит недорого, имеет функцию шумоподавления и обеспечивает хорошее качество звука как на воспроизведении, так и на захвате. Небольшая веб-камера тоже лучше встроенной камеры на ноутбуке в плане качества изображения.

Совет 2: Подготовьте компьютер к работе

Участие в планерке будет беспроблемным, если уделить внимание не только скорости интернета, но и производительности ПК. Картинка будет лучше, а звуковой ряд стабильнее, если заранее закрыть приложения, потребляющие много ресурсов оперативной памяти, – Photoshop и браузер, в котором открыто видео или много вкладок. Нужно закрыть программы, имеющие доступ к камере, помимо мессенджера, где проводится планерка. Делать это нужно до начала видеоконференции, чтобы не устранять проблемы уже в процессе.

Побеспокойтесь о качестве интернет-связи и безопасности соединения. Для видео-планерки лучше подключиться к сети посредством кабеля. Если доступно только беспроводное соединение Wi-Fi, оно должно быть защищено паролем. От использования общественной сети лучше отказаться из-за рисков для конфиденциальности.

Совет 3: Инструменты совместной работы

Удаленкав целом и работа в ходе планерки будут продуктивнее, если использовать инструменты совместной работы:

  • демонстрация экрана;
  • показ презентаций;
  • запись конференции;
  • общение в чате и прочее.

Совет 4: Подготовьте ручку и блокнот для заметок

Во время планерки каждый получает довольно большой объем информации. Чтобы ничего не упустить и позже не выяснять непонятные моменты, их нужно записывать. Возле компьютера должен быть ежедневник. Лучше заранее его разграфить под ваши потребности и поставить дату. Можно использовать программы для записей. Полезно использовать для заметок группой чат – возможно, кто-то тоже выделил те же моменты, что и вы, а другие участники смогут дать важный комментарий.

Совет 5: Сформируйте рабочую атмосферу

Планерка по видеосвязи пройдет продуктивнее, если заранее задать себе рабочее настроение. Для этого полезно создать дома необходимый антураж, одеться соответствующе. Хорошо, если получится хотя бы начать выполнять какую-то задачу, чтобы войти в рабочий ритм и включиться в процесс полностью.

Если не получается подготовить дом, а вам не хочется демонстрировать домашние условия, можно использовать приложения для замены фона за вашей спиной. Важно попросить домочадцев, чтобы не отвлекали и старались не мешать во время планерки.

Совет 6: Предпочитайте конференции “на лету”

Инициируя видеоконференцию по плану, вам нужно подготавливать список участников, рассылать приглашения, проследить, чтобы все присоединись к чату в назначенное время. Это усложняет работу и требует значительных ресурсов.

Лучше планерки без предварительных приглашений в специальном ПО, где виден статус собеседников. Подключайте участников по мере их появления в сети. Видя статус, вы узнаете, можно ли вообще в данный момент отвлекать сотрудника.

Если вы руководитель, выбирайте для видеоконференций программы, предназначенные для корпоративного пользования.

Помните, что планерка по удаленке – часть работы, к которой нужно относиться ответственно и спокойно.

spectrumsats

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Блог