Как организовать трудовой процесс

spectrumsats.net > Блог > Удаленная работа и домашний офис > Как организовать трудовой процесс
Как организовать трудовой процесс на удаленке для компании

Как организовать трудовой процесс

Компании все больше практикуют внедрение удаленного формата работы для сотрудников, работающих с информацией и не привязанных к конкретному рабочему месту. “Удаленка”имеет немало преимуществ: возможность найма специалистов из других регионов, экономия на аренде и оборудовании помещения и других расходах, а в некоторых случаях является единственным вариантом организации трудового процесса. Чтобы перевести штат компании на удаленный формат работы, руководителю нужно выполнить несколько обязательных действий.

Подготовка сотрудников

Самый ответственный шаг – объяснить сотрудникам политику нового формата занятости и настроить их в правильном направлении. Чтобы подчиненные были готовы к переходу на дистанционную работу, необходимо обеспечить их необходимой информацией и инструментами. В частности:

  1. Обсудить изменения со всей командой и дать четкие инструкции по работе каждому. Донести до всех, что удаленный трудовой процесс – не упрощенный режим, а полноценная работа в других условиях, требующая большей ответственности.
  2. Обеспечить сотрудников рабочими инструментами. Не у всех могут оказаться достаточно мощные компьютеры или ноутбуки. Нужно убедиться, что у работников имеется исправное необходимое оборудование, или выдать офисную технику. Для оперативного устранения технических неполадок можно установить на компьютеры сотрудников программу Teamviewer, чтобы системный администратор смог разобраться с проблемой. Для созвона по интернету потребуются качественные наушники с микрофоном.
  3. Обучить сотрудников правилам пользования программами, сервисами и полезным приемам с целью повышения эффективности удаленной работы.

Оформление документов

Перевод персонала на удаленную работу должен сопровождаться документальным оформлением. Необходимые действия:

  1. Сбор заявлений о переходе на дистанционный режим.
  2. Заключение дополнительных соглашений к трудовым договорам. В них обязательно должны быть указаны следующие данные: срок перевода, график работы и отдыха, порядок выполнения работы и составления отчетов. Для заключения дополнительного соглашения не требуется личное присутствие, достаточно выслать скан-копии подписанных документов, а оригиналы подписать позже.
  3. Издание приказа о переводе на дистанционный режим работы. В нем должны быть прописаны должности сотрудников и сроки перевода.

Следует иметь ввиду, что удаленные сотрудники имеют такие же гарантии и права, что и другие работники. Работодатель не имеет права урезать заработную плату в связи с переводом на дистанционный тип занятости.

Управление удаленной командой

Руководитель должен четко выстраивать процесс взаимодействия с подчиненными, иметь план работы на каждый день для каждого сотрудника и контролировать выполнение запланированных задач. Лидерам “команды” будет полезно прислушаться к следующим рекомендациям:

  1. Максимально приближайте график работы к офисному: проводите планерки и другие регулярные мероприятия в привычное коллективу время. Не забывайте, что у сотрудников есть установленное обеденное время, в которое они имеют право полноценно отдохнуть.
  2. Не бросайте работников наедине с проблемой, составьте расписание созвонов, во время которых подчиненные могут обратиться к вам за помощью в решении сложных вопросов.

Сервисы для удаленной работы

Чтобы наладить эффективный рабочий процесс, важно подобрать удобные программы и средства связи. Это позволит систематизировать выполнение задач, дисциплинировать сотрудников и обеспечить эффективное взаимодействие всех членов команды. Причем это могут быть не только популярные мессенджеры (которые у части сотрудников могут быть задействованы исключительно под личное общение, что способно помешать им в работе).

Сервисы для контроля сроков выполнения задач:

  • Trello. Бесплатная версия доступна для команд до 10 сотрудников, платная обойдется от 11 евро за каждого человека в месяц. На сервисе можно создавать проекты и отдельные задачи, получать извещения о смене статуса задания.
  • Asana. Позволяет создавать задачи с комментариями и прикрепленными файлами, обозначать дедлайны и назначать ответственных. Можно настроить отправку напоминаний на почту.

Чаты для взаимодействия команды без видеозвонков:

  • Slack. Бесплатной версии достаточно для создания неограниченного количества приватных или открытых каналов, но есть ограничение в количестве сообщений (хранятся последние 10 000).
  • Discord. Интерфейсом и функциональными возможностями похож на Slack, однако не имеет ограничений в сохранении сообщений. 

Сервис для видеозвонков:

  • Zoom. Бесплатная версия предусматривает безлимитное количество звонков и возможность добавить в конференцию до 100 гостей. Групповые беседы ограничены по времени – 40 минут. Видеоконференции можно записывать.

Для работы с документами, требующими совместный доступ, можно использовать любой облачный сервис, например, Google Docs.

spectrumsats

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Блог